溝通技巧課程分享溝通管理的知識及應用

怎樣提升溝通技巧，管理能力，歡迎咨詢金口財培訓機構，電話13368175940郭老師，微信240734022

溝通是一切的基礎！

一、為什么要進行溝通管理？

因為我們總是面臨以下問題：

• 為什么我們總是有一些“意外驚喜”，這是好事嗎？

• 為什么我們的信息流動不起來？信息總是在一些節點不該停這停下了，其他人的工作就可能被耽誤了，怎么辦？

• 我已經向大家提出了詳細的溝通要求，但還是有人沒辦法表達或者理解清楚，怎么辦？

演講口才訓練班分享常見的項目溝通問題：

• 項目沒有明確確定、約定、執行項目溝通機制，完全靠各項目成員的覺悟自發地進行溝通，項目信息溝通沒有保證

• 某些重要的項目信息阻塞在某位項目成員、甚至是項目經理處

• 項目成員的溝通意識普遍不足

• 大家的溝通效率低、準確度低、耽誤工作

• 領導得不到項目信息

• 不同部門間、不同機構間的溝通不暢

二、項目成功對溝通的要求

• 溝通對象：

• 項目組內全體成員

• 部門領導、上級領導、

• 兄弟項目組

• 兄弟部門、服務/管理部門

• 客戶

• 外協方、分包方、供應方

• 政府部門…

• …

            溝通技巧培訓班分享 總之溝通的對象包括所有項目干系人!

• 溝通時機列舉：

• 計劃一定要提前溝通和確認

• 項目過程中保證有足夠的周期性例行溝通，以便使過程受控

  每天、每周、每月、每階段

• 問題和風險的溝通越早越好

• 評審前預先發布評審材料，評審過程中組織人應保障有效的溝通，評審后把結果通知到適當人員

• ……

• 在大部分情況下,  盡量做到積極、主動、提前的溝通；不要讓自己成為信息的“阻塞”，不要造成信息“塞車”

• 溝通內容：

• 管理事項，如計劃、執行、控制、范圍、任務、進度、費用、風險/異常、質量、團隊內外協調、采購等等

• 技術

• 業務

• ……

• 溝通手段/形式：

• 非正式溝通

• 正式溝通

• 口頭溝通

• 書面溝通

• 目的性管理溝通，如項目計劃、項目評審報告、變更申請等

• 目的性技術溝通，如設計方案、評審、測試報告等等

• 例行性溝通，如面談（包括非正式的閑談）、個人周報、、周例會、項目周報、項目月報、項目管理部總結周報/月報、總工月/雙周項目例會等

三、不同的溝通方式使用的情況

1. 面對面的口頭溝通

1. 交流量大、頻繁

2. 情緒感染

3. 即時反饋

2. 書面溝通

1. 正式、鄭重

2. 留下記錄

3. 理性、條理

4. 圖形、表格

3. 會議

1. 多人交互交流、商議

2. 避免對不同人員多次重復溝通

3. 思維碰撞、互相啟發

4. 項目報告、評估：

1. 是項目控制的重要部分！

2. 項目報告的種類包括：

1. 狀態報告：目前項目的狀態如何，如進度、費用、資源等

2. 進展報告：項目已完成多少工作，到何階段

3. 預測報告：預測項目未來的狀態和進展

3. 項目的狀況報告應覆蓋項目范圍、進度、費用、質量、風險、采購等各方

5. 周例會常規內容：

1. 項目方向明確、總體把握、總結

2. 了解、溝通整個項目本周進展情況，對照計劃檢查

3. 試圖發現問題，解決、糾正、協調問題

4. 安排下周工作

5. 風險監控

6. 團隊建設

7. 周例會注意事項：

1. 預先準備，對較大問題有判斷

2. 保證參與性、雙向溝通

3. 注意對各方工作的肯定、團隊建設

4. 注意了解上周遺留問題的現狀

5. 之后總結出周報發給大家

6. 不單注意問題，也應注意導致問題的行為習慣

6. 企業內訓溝通技巧培訓班分享項目啟動會議：

1. 項目啟動會議是項目管理過程中的一個重要環節，對其后項目的管理非常有益

2. 參加人員：包括項目經理、項目總監、全體項目組成員、用戶方領導、用戶方配合人員、其他主要項目干系人等

3. 項目啟動會議的目標

1. 讓整個項目組的成員相互認識

2. 建立項目的工作關系和溝通聯系

3. 讓大家明確團隊的目標

4. 讓大家了解項目當前狀態

5. 一起審閱項目計劃

6. 找出項目的難點或可能出問題的環節

7. 分配小組和個人的角色和責任

8. 獲得小組和個人的承諾

四、溝通技巧

• 先整體后局部，先概貌后細節

• 雙向溝通，注意要求/提供確認與反饋

• 換位思考，根據對方的理解能力調整你的溝通

• 雙方使用共同的“語言”

• 內容的組織要有條理

• 盡量量化

• 溝通雙方要有共同的認識基礎，或試償去建立這種基礎

• 以圖形或表格來幫助理解

• 選擇合適的溝通手段和媒介，多種溝通手段同時使用

• 重復

• 比較、比擬、比喻

• 運用身體語言

溝通培訓課程：溝通四不要：

1. 不要假定對方想法與一樣，不要假定對方已經知道了

2. 不要被動地等對方主動先說話

3. 不要輕易認為對方會認為你在重復

4. 不要覺得自己人微言輕而不敢說話

常見的溝通障礙：

• 意思含糊不清，可以有不同的理解

• 溝通“過濾”：選擇性理解

• 不同的理解能力

• 先入為主

• 敵意

• 被忽略的暗示

• 不必要的暗示

• 當時的不良狀態、態度、情緒

• 缺乏有效的溝通渠道，其中包括了組織結構影響、溝通模式、距離和“距離”及其他原因

• “語言”難度

• 環境的干擾

• 信息量太大

和領導溝通，應注意：

• 保持定期溝通

• 主動溝通，不要等著被問到

• 抓住重點，大部分領導不喜歡具體到每一細節（注意分析領導的性格、習慣）

• 用領導可以理解的語言?？啥嗬脠D、表

• 不要畏懼領導（注意克服害怕領導的心態），也不要稱兄道弟。

演講與口才培訓班分享正確的做法：

1. 與各項目干系人約定溝通模式

1. 內部成員：周期、方式、內容

2. 施工、監理方：周期、方式、內容，如周例會、隔天碰頭

3. 領導：每周匯報進度和問題

4. 其他部門：工作節點

5. ……

2. 按溝通模式進行溝通，維護溝通模式的運行

3. 發現小張發出的信息不清，以此為例醒小張，并以同類情況為此提醒全體成員。平時注意發現項目范圍內有無溝通問題

4. 在自己的工作中進行規范的、準確的、及時的溝通

5. 若大家的溝通技能或意識普遍不夠，建議部門領導進行溝通培訓